Topicus

Procesgericht, modulair en flexibel

Met FORCE gebouwde applicaties zijn procesgericht. Ieder proces is vrij in te vullen en daardoor is het betrekken van derden in de processen goed mogelijk. Denk hierbij aan klanten (niet alleen consumenten, maar afhankelijk van het soort dienstverlening bijvoorbeeld ook tussenpersonen, maatschappijen of dealers), leveranciers of andere ketenpartners.

De modulaire opzet zorgt ervoor dat FORCE zeer geschikt is voor ketenintegratie in de financiële dienstverlening. Voor specifieke ketenpartners kunnen specifieke aansluitcomponenten worden gerealiseerd; voor een aantal veelvoorkomende ketenpartners (zoals BKR en Vecozo) zijn deze reeds “uit de doos” beschikbaar.

Elke organisatie kent zijn eigen manier van werken en inrichting van de processen. Het FORCE framework is flexibel en kan door afzonderlijke configuraties van taken, rollen en verantwoordelijkheden vrijwel alle werkwijzen aan.

Het primaire proces

De kerncomponenten uit het FORCE framework zijn de primaire procesmodules. Deze ondersteunen de verschillende afdelingen van financiële organisaties en hun ketenpartners: van frontoffice en sales naar acceptatie en backoffice. Het gaat hier bijvoorbeeld om:

• Propositieregistratie en klantprofielen voor de registratie van klantgegevens, klantwensen en alle relevante propositiegegevens voor het verstrekken van een financieel product;
• Meldingregistratie voor het opslaan en afhandelen van bijvoorbeeld schademeldingen en zorgdeclaraties op basis van Straight Through Processing;
• Adviesregistratie voor het samenstellen van adviezen en het registreren van alle adviezen die aan de klant zijn aangeboden;
• Toetsingsmodule voor het correct en uniform toetsen van de gegevens tegen de geldende criteria (acceptatiecriteria, polisvoorwaarden, et cetera);
• Contactregistratie voor het vastleggen van alle verschillende klantcontacten via diverse kanalen, ter ondersteuning van de opbouw van een dossier;
• De agenda voor het inplannen, volgen en beheren van alle gemaakte afspraken.

Operationeel- en strategisch management

De managementcomponenten uit het FORCE framework geven inzicht in het gehele proces en de voortgang. Denk hierbij aan:

• Campagnemanagement voor het maken van selecties op (het eigen dan wel aangekochte) klantenbestanden op basis waarvan nieuwe leads gegenereerd kunnen worden;
• Realtime prestatie-indicatoren voor de monitoring en aansturing van het dagelijkse werkproces op basis van actuele informatie met betrekking tot workload, doorlooptijden, conversiepercentages, et cetera;
• Dynamische rapportgeneratie voor het genereren van strategische managementinformatie op basis van de opgebouwde historische gegevens op basis waarvan het toekomstige beleid en werkwijze uitgezet kunnen worden;
• Contractmanagement voor het afhandelen van alle afspraken die een organisatie heeft met andere aan FORCE gekoppelde organisaties (in termen van provisieregels en opslagregels);
• Financiële administratie voor het beheren van de financiële geldstromen tussen de diverse partijen, het genereren van overzichten van te ontvangen en uit te keren gelden, het bepalen van strategisch financieel beleid en het bijstellen van onderlinge samenwerking en afspraken tussen organisaties.

Workflow management

Het FORCE framework bevat een geïntegreerde workflow engine, de facilitator voor het Customer Empowerment. Deze workflow engine is gebaseerd op het common workspace concept. Dit zorgt ervoor dat ketenpartners eenvoudig kunnen samenwerken in hetzelfde proces en toch elk hun eigen flexibiliteit voor inrichting en organisatie behouden.

Door zijn flexibele opzet is de workflow engine (en daarmee de met FORCE gebouwde applicaties) geschikt voor het ondersteunen van verschillende soorten processen, in verschillende omgevingen of klantgroepen. De basisgedachte hierbij is het afhandelen van zaken, of dat nu financieringsaanvragen of schademeldingen zijn.

De workflow engine kent statusgebaseerde werkoverdrachten, verdeling van verantwoordelijkheden naar rollen en per gebruiker instelbare autorisaties.

Een optie is het inzetten van STP (Straight Through Processing), oftewel automatische afhandeling. De afhandeling van het dossier heeft dan geen actieve invoer nodig van een medewerker. Het systeem bepaalt zelf de meest efficiënte route door het proces. Eenvoudige handelingen, zoals het op volledigheid controleren van een dossier, hoeven niet meer door een medewerker te worden uitgevoerd. Mocht de beslissing in een grijs gebied vallen, dan krijgt een bepaalde medewerker hiervan bericht.

Extra aandacht is besteed aan operationeel management voor directe besturing van de processen: op elk moment is er realtime inzicht in werkvoorraden, voortgang, doorlooptijden en bottlenecks, per geval of per afdeling, vestiging of zelfs ketenpartner. Optimaal inzicht in de ondersteunde processen is gegarandeerd.